予算と実績データの収集と統合の実現（２）

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予算と実績データの収集と統合の実現（２）

⑤　予算データを追加する

予算を収集している中で、各部門から当初提出されたものとは一部、数値を変えた予算を再提出したり、或いは経営からの要求によってコスト予算の削減や売上予算の増加を実施することは頻繁に発生します。

このような状況により、再統合の手間がかかるだけでなく、各部が提出した最新の予算が反映されていないなどの問題が発生してしまいます。

データベース＋ピボットテーブルでは、このような状況にもうまく対応できます。「収集と統合作業の準備」において作成した「予算実績データ」フォルダの中の「予算2月28日時点」フォルダにある2つのファイルを「統合作業用フォルダ」にコピーします。これは、実際の業務において、追加で収集した予算データを模擬しています。

次に、「②　データの統合」で実施したように、メニュー⇒表示⇒マクロにて、「データ統合」を選択し実行します。

「収集されたファイルが入っているフォルダを指定してください」というメッセージが出ますので、①でファイルをコピーした「統合作業用フォルダ」を指定します。

次に「フォルダ内全ファイルを統合しますか」というメッセージが出ます。
ここで、「いいえ」を選択してください。すると、これまでに作成した「TOTAL」ワークシートのデータベースに、統合作業用フォルダに含まれており、且つ、「統合ファイル名」というワークシートに含まれていないファイル名のファイルがデータベース化され、「TOTAL」ワークシートのデータベースに追加されます。

その後、④と同様に、「TOTAL」ワークシートの　I 列から　L 列にこれらのマスタと勘定科目コードや事業部名を結びつけます。

次に④で作成したピボットテーブルにおいて、”ファイル名”をクリックし、”複数のアイテムを選択”というチェックボックスを選択し、ファイル名を選択すれば、新しい統合ファイルの情報がピボットに反映されます。
例えば下図のように選択すれば、事業部Cと本社に関しては、2月15日ではなく、2月28日のデータを統合することとなります。

⑥　実績データを追加する

予算が無事承認され新しい期が始まれば、月次の実績と予算を比較し、想定以上のズレがある場合には早急に対策を講じることになります。
データベース＋ピボットテーブルでは、実績データの追加も予算データの追加とほぼ同じ方法で追加し、予実比較を実施できます。
「収集と統合作業の準備」において作成した「予算実績データ」フォルダの中の「実績」フォルダにある「4月実績」というファイルを「統合作業用フォルダ」にコピーします。これは、実際の業務において、経理部門などからの実績データの収集を模擬しています。

次に、「②　データの統合」で実施したように、メニュー⇒表示⇒マクロにて、「データ統合」を選択し実行します。

⑦　予実比較のためのピボットテーブルを作成する

作成された「TOTAL」ワークシートから、ニーズに応じた複数の帳票を作成します。

「TOTAL」ワークシートを選択し、メニュー⇒挿入⇒ピボットテーブルと選択しますと、データ範囲が自動で設定されます。また、ピボットテーブルを配置する場所として、新規ワークシートを選択してOKを押します。
すると新しいシートに「ピボットテーブル3」という表示が出ますので、右側のピボットテーブルのフィールドの選択画面において、「フィルター」という場所に年月、ファイル名、「行」という場所にコード（或いは科目体系）、科目名称、「列」という場所に事業部、データ種別、「値」という場所に金額をドラッグします。

なお、「統合処理ファイル」では、「TOTAL完成表（ご参考）」をベースに予実比較のためのピボットテーブルの例を「PIVOTテーブル３予実比較」ワークシートに示していますので、参考にしてください。