経営資源を把握する仕組みを構築する
経営資源を把握する仕組みの構築方法
予算や実績といったカネの情報であれ、勤怠時間といったヒトの情報であれ、在庫などのモノの情報であれ、経営資源を把握する仕組みの構築は以下の2ステップです。
- 報告様式を作成する
- 収集するプロセスを検討する
1. 報告様式を決定する
経営管理では、現場の経営の状況を収集するために様々な報告様式を作成します。これらの様式によって収集された情報は経営判断の源となるわけですが、その一方で、報告が多量になると現場の実業務を阻害することになります。
報告の種類にもよりますが、私は、現場から収集すべき情報は主に以下と考えます。
- こうやりたいという方針
- ここまでやりたいという目標値
- どうやったらできるか具体的な活動
- その活動の出来不出来を評価する具体的な数値や指標
以下に、これまで私が利用してきた具体的な報告様式のいくつかを紹介します。
（各フォーマットの詳細に関しては別ページで紹介する予定です。現在は工事中）
経営計画フォーマット
予測財務数値作成フォーマット
案件管理フォーマット（作成途中）
投資開発案件フォーマット（作成途中）
勤怠管理フォーマット（作成途中）
2. 収集するプロセスを決定する
報告様式を作成した後に、その報告様式を収集するプロセスを検討します。こちらも、報告の種類によって若干異なりますが、およそ以下のようなステップとなります。
① 各部署で計画や目標を作成する
この時点で留意すべきことは、各部署の計画や目標は必ず、当該部署にてコントロールできる範囲とすること。
例えば、各部の利益計画や目標に、各部ではコントロールできない全社コストの配賦分を含めた場合、その計画や目標の達成責任は非常に曖昧となります。このような場合は、全社コスト配賦前の利益に対して、各部の計画や目標を作成させたほうがよいでしょう。
② 各部署で作成した計画や目標を統合する
複数の部署で同一事業が行われている場合、事業ごとの情報の統合には大きな手間がかかります。或いはまた、一部の部署で新しく開始された新事業だけを取り出して評価したい場合もあるかもしれません。さらには、セグメントのくくりを変更したいということもあるでしょう。
経営管理では、このような情報統合の様々な方針をあらかじめ予見し、情報を収集する際に準備しておく必要があります。また、エクセルを用いた簡単なデータベースの構築やPIVOTテーブルなどの使い方を知っていれば、様々な情報の統合や分解が可能となります。
その具体的な方法に関しては、 「経営情報のデータベース化」をご参照ください。
③ 実績と比較する
実績数値は、会計数値であれば会計システムから、在庫などの数値であれば生産管理システムから、という風に、基幹システムから、直接、正確な数値を取得する方法を検討します。
その際、各基幹システムの締日に留意し、関連するシステムの締日で最も遅い日程から予実比較の報告日時までに十分な作業時間を確保できるか否かを確認します。
また、計画と同様、こちらも様々な方針のもとでの情報統合も必要ですので、その点にも留意が必要です。
関連ページ
- 情報を収集・統合する
- このページでは現場の経営状況を把握する方法に関して記します。
- 収集・統合した情報を理解する
- このページでは現場の経営状況を把握する方法に関して記します。