業務プロセスのToBeの設計
ToBeの設計ステップでは、課題の検討にて考案した対策を施した業務プロセスや組織などを設計します。
具体的には、以下の観点に留意し、詳細な改善策を設計しています。
カテゴリー |
検討すべきポイント |
概要 |
|---|---|---|
| 業務改善の観点 | ① 業務処理の高速化 | 個々の業務の処理速度を速められないか？ |
| ② 入力情報の粒度、範囲の削減 | 個々の業務に必要な情報を見直すことで、その業務及びその準備作業の処理効率を高められないか？ | |
| ③ 出力帳票の削減 | 個々の業務のアウトプットである出力帳票に関して、帳票の統合や作成頻度の低減ができないか？ | |
| ④ 業務の削除 | 製品や業務活動に、比較的影響が小さい業務に関し、当該業務を削除するリスクを何らかの方法でカバーできないか？ | |
| ⑤ 業務の追加 |
会社の付加価値を高める業務が抜け落ちていないか？ |
|
| ⑥ 業務場所や順序の変更 | 業務の場所や順序を変更することで、手待ちや移動、取替時間など業務処理の合計時間を削減できないか？ | |
| ⑦ 業務プロセスの統合 | 関連する複数の業務処理において、上流処理の出力⇒下流処理の入力を削減したり、処理間の手待ち時間を削減するなどにより、一つの業務として統合できないか？ | |
| ⑧ 業務場所の集中 | 同一の処理を複数の組織で実施している場合、業務を一か所に集中することで、業務プロセスの一部を並行して稼働することはできないか？ | |
| ⑨ 業務場所の分散 | ⑧と逆に、一か所に集中することによるデメリット（物品の移動に時間がかかる、人的資源が余分にかかるなど）が、そのメリットを超える場合、業務を各組織にて実施できないか？ | |
| 改善を実現するための観点 | A) 情報システムの利用 |
現在は、様々な情報システム（アプリケーション、クラウド型アプリ、データベースなど）が安価に利用できる。
上記①から⑨の改善を実現するために
は、今後の業務改善の大きなカギとなる。 |
| B) 組織と責任の明確化 |
業務場所の集中や分散の実現のみならず、業務プロセスを変更する場合、変更当初において、想定されたメリットが発揮されず、混乱が大きくなるリスクもある。
そのような状況においては、職務分掌と責任が明確であれば事態の収拾は格段に速くなる。 |
|
| C) 意識改革 |
業務プロセスを阻む大きな要因の一つは、従業員各自の現状変更への抵抗である。その抵抗は、「うまくいかない場合、業務が増大する」などから来ている。
従業員各自が、「A)情報システムの利用」や「B)組織と責任の明確化」によりリスクへの対応がとられていることを十分に理解し、積極的に改善に挑戦できるようにする必要がある。 |
上記の表は、ToBeを設計する際に大変に重要な項目です。こちらの資料でも
説明しております。
なお、ある課題の解決策は決して一つではなく、様々なやり方がある場合が通常です。
上記に示した複数の項目を変えながら、できる限り少ない労力と支出により、できる限り多くの課題を解決できる新しい業務のやり方を探ること、これこそがToBeの設計であるといえます。
具体的なToBe設計の事例
「具体的な方策（AsIsの可視化）」、「具体的な方策（課題の検討）」で紹介した計測機器メーカーの事例をもとにToBe設計を検討してみます。
このエクセルファイルを用いて、以下の対策方針を立案しました。
- 保守契約のデータベース化
- 見積作成、契約更新、資材発注などを行う業務センターの設立
- ワークフローアプリなどによる保守業務のステータス管理の実現
- 保守員による新規保守メニューの開発や営業などの実施
- 在庫管理システムの導入
この対策を考慮して作成したものがToBeのDMMとToBeの業務フロー図です。
こちらには、AsIsには登場していない以下のような組織、システム、帳票、業務プロセスが登場しています。
- 業務センター〈組織）
- 保守契約データベース（システム）
- 更新契約一覧（帳票）
- 契約更新確認書（帳票）
- 保守業務ワークフロー（システム）
- 年次、月次保守作業計画（帳票）
- アサイン計画（帳票）
- 請求予定一覧（帳票）
- 保守営業を行う（業務プロセス）
新しい大きな組織の立ち上げや大規模システムの利用開始に際しては別プロジェクトとして組成し、複雑な帳票に関しては、その帳票の作成をアウトプットする業務プロセスを別途、設計する必要があります。
ToBeの設計は、これらの派生するプロジェクトや業務処理を設計することまで含めます。
関連ページ
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